PRIVACY VERKLARING VZW Voedselhulp Druivenstreek

VZW Voedselhulp Druivenstreek vindt het belangrijk dat uw privacy gerespecteerd wordt en hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VZW Voedselhulp Druivenstreek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Enkel uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor onze activiteiten.
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
De passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en we u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als team van VZW Voedselhulp Druivenstreek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via info@voedselhulp-overijse.be

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Uw persoonsgegevens worden door VZW Voedselhulp Druivenstreek verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
Aan arme en noodlijdende personen woonachtig in Overijse, Hoeilaart, Huldenberg en Tervuren (personen die op gelijk welke manier in financiële problemen gekomen zijn of zitten en zich niet kunnen voorzien in de basisbehoeften van het leven) materiële hulp allerhande te verschaffen.

Als vrijwilliger
Voor de dagelijkse werking van de VZW Voedselhulp Druivenstreek uw persoonlijke gegevens, welke u ingevuld hebt op de afsprakennota tussen u en de vzw, en de nodige gegevens te hebben bij een ongeval . Voor mindervalide-werkloze of in ziekteverlof vrijwilligers de nodige persoonsgegevens om bij de daarvoor voorziene instanties (RVA. Ziekenkas……) uw aanvraag om vrijwilliger te worden in te dienen.

Als afnemer
De persoonsgegevens ons aangereikt door middel van een attest opgesteld door één van de OCMW’ s of het CAW worden door ons enkel en uitsluitend verwerkt voor het doel van onze werking en de controle op onze werking. Uw persoonsgegevens worden nooit commercieel gebruikt. De gegevens van U, die wij hebben doorgekregen, zijn enkel gekend bij de medewerkers van het secretariaat van de VZW Voedselhulp Druivenstreek. Uw persoonsgegevens, die wij binnenkrijgen, worden omgevormd naar een nummer waarmee u zich aanmeldt bij de VZW Voedselhulp Druivenstreek . In het geval er zich problemen met voedselveiligheid zouden voordoen zou het kunnen wat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan het Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid ( FAVV) – indien het FAVV ons hierom vraagt – zodat u kan verwittigd worden in het geval van een probleem met een voedselproduct. Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan commerciële bedrijven of voor commerciële doeleinden. Zelfs inden wij hierom gevraagd zouden worden.

Als werknemer (sociaal assistent ) van een der vier OCMW’ s of het CAW Halle Vilvoorde
Voor de dagelijkse werking en de onderlinge contacten tussen onze VZW en uzelf. Deze gegevens worden niet gedeeld.

Als milde schenker van een gift boven de 40 euro per jaar,
Om de fiscus toe te laten uw gift fiscaal aftrekbaar te maken.

Algemeen
Worden de gegevens gebruikt voor rapportering en beleidsondersteunend onderzoek en gaat het om globale, anonieme statistieken en nooit individueel traceerbare persoonsgegevens. Persoonsgegevens kunnen wel worden doorgegeven aan overheidsinstellingen en anderen (zoals bv. gerechtsdeurwaarders, politie en gerechtelijke instanties) die een uitdrukkelijke machtiging hebben vanwege de privacy commissie, op grond van hun bevoegdheid in de wetgeving, maar enkel in het kader van hun aantoonbare noodzaak en na een duidelijk gemotiveerd, schriftelijk verzoek aan de VZW Voedselhulp Druivenstreek.

Als minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Bewaartermijn

VZW Voedselhulp Druivenstreek bewaart persoonsgegevens op een cloud systeem niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer, hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door VZW Voedselhulp Druivenstreek dit rechtvaardigt. Wanneer u langer dan twee jaar geen lid was of deelnam aan activiteiten zullen wij uw gegevens verwijderen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende, technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen :

Alle personen die namens VZW Voedselhulp Druivenstreek van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
We pseudonomiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
Wij maken back ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder), zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U kan ten allen tijde uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens intrekken. U dient er zich wel rekenschap van te geven dat in het geval u uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerking intrekt, U geen hulp meer zal kunnen genieten van de VZW Voedselhulp Druivenstreek omdat wij niet meer kunnen nagaan of u nog voldoet aan de voorwaarden om hulp te krijgen van de VZW Voedselhulp Druivenstreek. De VZW Voedselhulp Druivenstreek moet kunnen bewijzen aan haar controle-instanties dat de door uw verdeelde hulp bij de juiste personen terecht kom en daarvoor moet de vzw Voedselbank uw persoonsgegevens kunnen controleren. De verwerking van deze gegevens voor de intrekking van de toestemming blijft geldig.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor vragen en voor de uitoefening van uw rechten omtrent de privacybescherming van uw persoonsgegevens kan u persoonlijk langskomen op het secretariaat van de VZW Voedselhulp Druivenstreek op het adres : Brusselsesteenweg, 330 – 3090 Overijse, tijdens de openingsuren van ons secretariaat. U dient zich te legitimiseren aan de hand van een officieel persoonsdocument waarop uw aangezichtsfoto is aangebracht (identiteitskaart, vreemdelingenkaart…) zodat de medewerkers van het secretariaat controle kunnen uitvoeren op uw identiteit. U kan enkel vragen stellen en uw rechten op grond van de privacybescherming uitoefenen met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit ( Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacy statement

VZW Voedselhulp Druivenstreek kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen via mail. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.

07/11/2018